Aranzadi Fusión Empresas. Caso éxito Heineken

Jorge Castaño.
Legal Advisor Manager en Heineken.

Onubense de nacimiento y apasionado del fútbol, Jorge Castaño dirige desde el año 2005 la asesoría jurídica de Heineken en España. Y como tal, se ocupa de gestionar los asuntos jurídicos, las políticas internas de la compañía, los códigos de conducta, etc.

Heineken trabaja desde hace más de 20 años con las herramientas de Aranzadi LA LEY y este año ha ido un paso más allá al integrar Aranzadi Fusión Empresas, una herramienta LegalTech que se ocupa de gestionar los procesos, las consultas legales, y de llevar a cabo la comunicación con las firmas jurídicas externas con las que trabaja la empresa cervecera que siempre piensa en verde.

“La información es accesible para toda la empresa a través de la herramienta. Eso nos permite estar enterados, minuto a minuto, de lo que ocurre en cada uno de los expedientes.”

"Que Aranzadi Fusión Empresas cuente con la certificación del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) fue clave. Para nosotros significa seguridad y tranquilidad. Teniendo ese certificado, el cumplimiento normativo estaba garantizado."

"Nos permite sacar información estadística. Y a la hora de tomar decisiones esa información es muy valiosa, que esté ahí disponible en cualquier sitio y de forma instantánea."

1.- ¿Cómo ha sido todo este proceso a la hora de integrar Aranzadi Fusión Empresas en Heineken? A nivel de dificultad, ¿cuáles han sido los retos?

Ha ido todo estupendo. Ha sido un reto muy grande porque no era fácil. Hemos tenido que hacer varias adaptaciones a nuestro sistema para permitir utilizar toda la información y documentación de los expedientes y poder tenerla a través de esa herramienta en otros despachos, que finalmente son los que la gestionan.

2.-¿Y qué apoyo os ha brindado el equipo de Aranzadi LA LEY a lo largo de este tiempo?

Muy bueno y muy de alto nivel. La verdad que no es fácil porque, como toda gran compañía, tenemos unos sistemas financiero y de SAP bastante complejos. En un principio no fue fácil su sincronización con la herramienta. Tuvimos que hacer varios ajustes hasta conseguir que esa sincronización fuese absoluta y que todo el grado de fiabilidad de la información fuera muy alto. Para eso, contamos con un equipo muy profesional de Aranzadi LA LEY donde en todo momento se nos se nos brindó soluciones para todas estas dificultades que fueron surgiendo en el momento implantación.

3.- Como área legal interna de una compañía como Heineken trabajáis a menudo con muchos despachos de abogados, con despachos externos... Quería preguntarte, en este sentido, ¿qué ventajas os aporta Aranzadi Fusión Empresas a la hora de trabajar con todos estos bufetes y boutiques jurídicas?

Efectivamente, nosotros, como gran compañía que somos, tenemos una cartera de impagados bastante amplia. Para ello, como su reclamación se lleva en toda España, trabajamos con varios despachos locales que están ubicados en distintas zonas del territorio español

Para nosotros es muy importante tener perfectamente sincronizado y actualizadas las herramientas para su uso con estos despachos porque nos permite conocer minuto a minuto todos los avances que hay en cada uno de los expedientes que gestionan estos despachos, y nos permite desde cualquier sitio estar conectado, sacar esa información, comprobar su estado de situación. Incluso información estadística que después, para nosotros, es muy valiosa a la hora de tomar decisiones.

Para nosotros era también un reto, era fundamental el que toda la información y documentación que generamos en todos los expedientes a la hora de contratar y, posteriormente, a la hora de tener que reclamar las deudas, pudiera estar en esa herramienta disponible para todos los despachos de forma instantánea. Con lo cual, con toda esa información que tenemos en nuestro sistema, hicimos un esfuerzo muy grande a la hora de implantar la herramienta para que toda esa información fluyera directamente a través Aranzadi Fusión Empresas.

De modo que hubo que simplificar mucho el proceso de alta de expedientes. Eso se consiguió, tuvimos nuestras dificultades pero fueron solventadas, como te decía, y ahora nos permite que toda la información generada en nuestro sistema está disponible en el mismo instante por cada uno de los despachos. Entonces para eso es muy importante, agiliza mucho lo que es la gestión de la cartera de impagado.

4.- Y, además del aspecto técnico, ¿qué valor le das a toda la información jurídica que contiene la herramienta?

Pues fundamental, porque para lo que es la gestión de una cartera de impagados tan voluminosa, para tomar decisiones necesitas tener una información actualizada e inmediata. Entonces esto permite que los despachos, que son los que llevan el día a día de cada uno de sus expedientes judiciales, actualicen esa información en la aplicación. Y esa información es accesible para todo para la empresa. Entonces eso nos permite estar enterados minuto a minuto de lo que ocurre en cada uno de los expedientes. Nos permite sacar información estadística. Y a la hora de tomar decisiones esa información es muy valiosa, que esté ahí disponible en cualquier sitio y de forma instantánea.

5.-El área legal de Heineken cuenta con oficinas en distintas localizaciones geográficas como Madrid o Sevilla. ¿Qué ventaja supone poder trabajar en una misma plataforma en tiempo real con acceso a todos los informes

Nosotros somos un departamento jurídico de varios compañeros donde, aunque actualmente sea yo el responsable de la gestión de toda la cartera de impagados, tengo otros compañeros que necesitan tener acceso a información de dicha cartera. Lo cual permite que, estando algunos en Sevilla, otros en Madrid… entrar desde cualquier sitio.

Esa accesibilidad universal que tenemos es magnífica, cada uno tenemos nuestras claves, por lo que nos permite comunicaros y adaptar nuestras herramientas a las necesidades que tenemos cada uno.

6.-Uno de los grandes retos del área legal de una empresa es la observancia del cumplimiento del marco normativo en materia de protección de datos, entiendo que en vuestro caso no es diferente, ¿verdad?

Por supuesto, así es. Nosotros también estamos sujetos al cumplimiento normativo de muchas políticas. De hecho, somos muy escrupulosos en el cumplimiento de todo ello.

Otra de las ventajas que vimos cuando adaptamos nuestro sistema de gestión de impagado a esta nueva herramienta es que, obviamente, la herramienta cumplía con todos los estándares de calidad. Eso para nosotros era muy importante. Y eso nos permitió también dar ese paso a profesionalizar lo que es la gestión de impagados a través de esta nueva herramienta. Claro que sí.

7.- Y en cuanto a una seguridad más técnica… ¿pesó en vuestra decisión de implantar Aranzadi Fusión Empresas que cuente con la certificación del Esquema Nacional de Seguridad (ENS)?

Por supuesto. Sí. Eso también fue uno de los puntos que tuvimos en la mesa a la hora de tomar la decisión de escoger Aranzadi Fusión Empresas. Para nosotros eso es una seguridad, una tranquilidad... Teniendo ese certificado el cumplimiento normativo estaba garantizado. Para nosotros fue muy importante que tuvieseis esa certificación y que nos pudieseis garantizar el cumplimiento de todas estas políticas normativas a través del uso de esta aplicación, por supuesto.